С 1 января 2026 года в Эстонии вступил в силу ряд поправок, которые напрямую повлияли на бухгалтерский учёт и отчётность компаний. Если вы ведёте бизнес в Эстонии или только планируете, эти изменения стоит разобрать по пунктам — чтобы не нарваться на штрафы и не потерять время на лишнюю бумажную волокиту.
Обязательный электронный документооборот с государством
С 2026 года все компании, зарегистрированные в Эстонии, обязаны передавать первичные документы в государственные органы только в электронном виде. Бумажные счета-фактуры и акты больше не принимаются — ни для Налогово-таможенного департамента (MTA), ни для Департамента статистики. Это касается как входящих, так и исходящих документов.
На практике это означает, что вам нужно настроить систему электронного обмена документами (EDI) или использовать платформы вроде e-Arve, которая автоматически отправляет счета в формате XML. Если ваш контрагент ещё не перешёл на электронный документооборот, вы всё равно обязаны выставить ему электронный счёт — бумажный вариант считается недействительным для налоговой отчётности.
Совет: если вы работаете с физлицами (B2C), электронный документ не обязателен — достаточно чека или квитанции. Но для B2B — только электронный формат.
Новые правила для учёта расходов на сотрудников
С 2026 года изменился порядок учёта командировочных и представительских расходов. Раньше можно было списывать без подтверждения до 50 евро в день на питание — теперь лимит снижен до 35 евро. Всё, что сверх этой суммы, облагается налогом как доход сотрудника.
Кроме того, ввели обязательное требование: если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях, нужно вести электронный журнал поездок. Бумажные записи больше не принимаются. Журнал должен содержать дату, маршрут, цель поездки и пробег. Без этого расходы на топливо и амортизацию не признаются.
Как теперь учитывать представительские расходы
Представительские расходы (ужины с клиентами, подарки, билеты на мероприятия) можно списывать только при условии, что у вас есть электронный документ с указанием участников и цели встречи. Если хотя бы одного участника нет в списке — расход не принимается. Раньше достаточно было чека и краткого описания, теперь — полный список присутствовавших.
- Лимит на представительские расходы без подтверждения цели — 0 евро (ранее был 10 евро на человека).
- Подарки клиентам до 25 евро за штуку — можно списывать без налогов, но только если есть электронный документ.
- Билеты на мероприятия — только если мероприятие связано с бизнесом (конференция, выставка).
Изменения в отчётности по НДС
С 2026 года порог обязательной регистрации плательщиком НДС остался прежним — 40 000 евро оборота за год. Но изменилась периодичность подачи деклараций. Теперь компании с оборотом до 250 000 евро могут подавать декларацию раз в квартал, а не каждый месяц. Это снижает нагрузку на бухгалтерию.
Однако есть нюанс: если вы работаете с другими странами ЕС (внутриевропейские поставки), декларацию всё равно нужно подавать ежемесячно, независимо от оборота. Иначе — штраф до 1200 евро.
| Параметр | До 2026 года | С 2026 года |
|---|---|---|
| Порог НДС | 40 000 евро | 40 000 евро (без изменений) |
| Периодичность для оборота до 250 000 евро | Ежемесячно | Ежеквартально |
| Периодичность для внутриевропейских поставок | Ежемесячно | Ежемесячно (без изменений) |
Внимание: если вы зарегистрированы как плательщик НДС, но не подаёте декларацию вовремя, штраф — 40 евро за каждый просроченный день, но не более 1200 евро за отчётный период.
Новый порядок амортизации основных средств
С 2026 года компании могут выбирать: использовать линейный метод амортизации (равномерно списывать стоимость актива) или метод ускоренной амортизации для «зелёных» активов. К «зелёным» относятся электромобили, солнечные панели, оборудование для переработки отходов. Для них разрешено списывать до 50% стоимости в первый год.
Для обычных активов (офисная мебель, компьютеры) минимальный срок амортизации сокращён с 5 до 3 лет. Это значит, что вы быстрее уменьшите налогооблагаемую прибыль.
Электронные трудовые договоры и учёт рабочего времени
С 2026 года все трудовые договоры должны заключаться в электронной форме, если сотрудник работает удалённо или частично дистанционно. Бумажный договор возможен только для тех, кто работает исключительно в офисе работодателя.
Также ввели обязательный электронный учёт рабочего времени для всех компаний, где больше 5 сотрудников. Раньше можно было вести бумажный табель — теперь только цифровой. Система должна фиксировать время начала и окончания работы, перерывы и сверхурочные. Данные хранятся 3 года.
«Электронный учёт времени — это не просто формальность. Если у вас нет системы, инспекция труда может оштрафовать на сумму до 3200 евро. При повторном нарушении — до 6400 евро», — комментирует Юри Каллас, консультант по трудовому праву.
Что делать, если вы уже используете упрощённый учёт
Для микропредприятий (оборот до 25 000 евро в год) с 2026 года упрощённый учёт остался, но добавили требование: все доходы и расходы должны фиксироваться в электронном виде. Раньше можно было вести тетрадь или Excel-файл — теперь нужна программа, которая формирует отчёт в формате XML для налоговой.
Если вы не хотите покупать дорогое ПО, можно использовать бесплатные решения от государства — например, e-MTA или e-Äriregister. Они позволяют вести учёт и сдавать отчёты онлайн.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли менять бухгалтерскую программу из-за новых правил?
Не обязательно, но желательно. Если ваша программа не поддерживает электронный документооборот в формате XML и не формирует отчёты для MTA, придётся обновить её или перейти на другую. Большинство популярных эстонских программ (например, Merit, Directo, e-Arve) уже адаптированы под требования 2026 года.
Какие штрафы за бумажные счета в 2026 году?
Штраф за выставление бумажного счёта контрагенту в B2B — до 200 евро за каждый документ. Если налоговая обнаружит, что вы не передали электронный счёт, могут добавить пеню за несвоевременную уплату налогов (если это повлияло на расчёт НДС).
Можно ли вести учёт в Excel, если я ИП?
Для ИП (FIE) с оборотом до 40 000 евро в год — да, но только если вы не плательщик НДС. Если вы зарегистрированы как плательщик НДС, нужна программа, которая формирует XML-отчёты. С 2026 года налоговая может запросить файл в электронном виде — Excel не подойдёт.
Как теперь учитывать расходы на топливо для личного авто?
Только через электронный журнал поездок. Если вы используете автомобиль и в личных, и в служебных целях, нужно вести раздельный учёт. Можно установить мобильное приложение (например, TripLog или Evermile), которое автоматически записывает маршруты. Бумажные записи не принимаются.
Итог: что нужно сделать прямо сейчас
Чтобы не попасть под штрафы и не потерять время, проверьте три вещи:
- Настроен ли у вас электронный документооборот с контрагентами. Если нет — срочно подключите платформу вроде e-Arve или настройте EDI.
- Ведёте ли вы электронный учёт рабочего времени. Если у вас больше 5 сотрудников — без этого нельзя.
- Обновите бухгалтерскую программу до версии, поддерживающей XML-отчёты для MTA.
Если вы сомневаетесь в правильности учёта, лучше проконсультироваться с бухгалтером, который специализируется на эстонском законодательстве. Экономия на консультации может обернуться штрафами в тысячи евро.
Больше деталей по налоговым изменениям — в наших статьях: Налоги для бизнеса в Эстонии в 2026: что изменилось, Налоги для бизнеса в Эстонии в 2026: что изменилось? и Налоги для бизнеса в Эстонии 2026: что изменилось?.
